Menjaga Keabsahan Ijazah, Menjaga Masa Depan

Penulis : Elvis Betrizon - Pengelola Ijazah Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kota Pariaman

Sebagai aparatur yang sehari-hari berkecimpung dalam pengelolaan data dan administrasi pendidikan, saya memiliki kesempatan melayani berbagai kebutuhan masyarakat terkait dokumen pendidikan. Sejak mulai bertugas pada tahun 2014, saya mendapat amanah dari pimpinan untuk mengelola administrasi ija­zah. Sejak ta­hun 2018, saya juga dipercaya sebagai verifikator ijazah pendidikan umum dalam proses seleksi penerimaan anggota Polri di Pabanrim Polres Pariaman. Pengalaman tersebut memberikan pelajaran berharga tentang pentingnya tertib administrasi pendidikan, akurasi data, dan legalitas dokumen sebagai bagian dari pelayanan publik yang profesional dan akuntabel.

Di balik tumpukan berkas para peserta seleksi, tersimpan beragam persoalan administrasi pendidikan yang kerap dianggap sepele, padahal dapat berdampak besar terhadap masa depan seseorang. Tidak sedikit peserta yang terkendala me­ngikuti tahapan seleksi hanya karena persoalan administrasi yang sebenarnya da­pat dicegah sejak dini. Perso­alan yang pa­ling sering dite­mu­kan meliputi ijazah hilang, ijazah rusak, kesalahan pe­nulisan identitas, hingga permohonan penyesuaian data karena adanya perbedaan de­ng­an dokumen kependudukan.

Fenomena tersebut me­nunjukkan bahwa masih banyak masyarakat yang memandang ijazah sekadar sebagai bukti telah menyelesaikan pendidikan. Padahal, ijazah merupakan dokumen negara yang sewaktu-waktu dibutuhkan untuk melanjutkan pendidikan, melamar pekerjaan, mengikuti seleksi kedinasan, bahkan memenuhi persyaratan pencalonan dalam jabatan publik.

Tidak sedikit peserta datang dengan kondisi ijazah yang sudah lusuh, robek, terkena air, bahkan ada yang fotonya hilang atau stempel sekolah tidak lagi terlihat jelas. Ada pula sidik jari dan tanda tangan pemegang ijazah yang telah memudar sehingga menyulitkan proses verifikasi keaslian dokumen. Dalam kondisi tertentu, kerusakan tersebut dapat menimbulkan keraguan terhadap keabsahan dokumen dan memerlukan pemeriksaan lebih mendalam.

Selain itu, kesalahan pe­nu­lisan identitas pada ijazah juga cukup sering ditemukan. Kesalahan tersebut antara lain berupa penulisan nama yang tidak sesuai dengan akta kelahiran atau ijazah jenjang sebelumnya, kekeliruan huruf, perbedaan tempat dan tanggal lahir, hingga ketidaksesuaian de­ngan dokumen kependudukan seperti Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk. Tidak se­­dikit peserta yang baru me­nya­dari adanya perbedaan data ke­tika mengikuti proses pemberkasan administrasi, karena sebelumnya ijazah tersebut belum pernah digunakan da­lam proses verifikasi yang ketat.

Dalam beberapa tahun terakhir, muncul pula kecen­de­rungan masyarakat untuk me­nyesuaikan data pada ijazah dengan dokumen kependudukan terbaru. Permohonan seperti ini biasanya muncul setelah seseorang melakukan perubahan data kependudukan, baik karena pembetulan akta kelahiran, penambahan nama, penggunaan gelar adat, maupun alasan lainnya. Padahal, dokumen kependudukan tersebut sering kali diterbitkan jauh setelah ijazah diterbitkan. Pada prinsipnya, ijazah harus mengacu pada data autentik yang berlaku pada saat peserta didik menempuh pendidikan dan dinyatakan lulus. Oleh sebab itu, tidak semua perbedaan data dapat dijadikan dasar untuk mengubah identitas pada ijazah.

Dalam proses verifikasi, perbedaan satu huruf saja dapat menimbulkan persoalan administratif. Misalnya, nama pada ijazah tertulis “Muhammad”, sedangkan pada akta kelahiran tertulis “Muhamad”. Ada pula perbedaan penggunaan nama keluarga, gelar adat, atau singkatan nama yang menyebabkan dokumen dinyatakan belum sesuai. Sebagian masyarakat menganggap persoalan ini sebagai hal yang sederhana. Namun, dalam administrasi negara, konsistensi identitas merupakan aspek penting untuk menjamin validitas dan keabsahan data seseorang.

Pengalaman melayani ma­syarakat di kantor juga menunjukkan persoalan serupa. Ham­pir setiap tahun terdapat masyarakat yang datang untuk mengurus Surat Keterangan Pengganti Ijazah, legalisasi ijazah, maupun surat keterang­an kesalahan penulisan ija­zah. Menjelang pelaksanaan pemilihan wali nagari/ kepala desa/BPD, jumlah permohonan pelayanan administrasi pendidikan biasanya meningkat. Di­bu­tuhkan  dokumen ijazah yang sah dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan sebagai salah satu syarat pencalonan.

Tidak jarang  mereka baru mengetahui adanya persoalan pada ijazah ketika berkas pencalonannya diperiksa oleh panitia pemilihan. Ada yang men­dapati perbedaan nama antara ijazah dan KTP, ada pula yang kehilangan ijazah asli karena usia dokumen yang sudah puluhan tahun. Kondisi tersebut tentu memerlukan penanganan yang cepat, tepat, dan sesuai prosedur agar tidak menghambat hak warga negara untuk berpartisipasi dalam proses demokrasi di tingkat nagari.

Pada hakikatnya, ijazah merupakan dokumen negara yang memiliki kekuatan hukum dan administrasi. Oleh karena itu, pengelolaannya tidak dapat dilakukan secara sembarangan. Saat ini, pengelolaan ijazah mengacu pada Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Tek­nologi Nomor 58 Tahun 2024 tentang Ijazah Jenjang Pendi­dikan Dasar dan Pendidikan Menengah. Regulasi ini mengatur penerbitan, penatausahaan, pembaruan, pengesahan fotokopi, serta pengelolaan ijazah pada satuan pendidikan formal maupun nonformal. Regulasi tersebut juga menggantikan ketentuan sebelumnya yang dinilai sudah tidak lagi sesuai dengan perkembangan tata kelola pendidikan berbasis teknologi informasi.

Peraturan tersebut menegaskan bahwa ijazah yang hilang tidak diterbitkan kembali dalam bentuk ijazah baru, melainkan diganti dengan dokumen pengganti sesuai ketentuan yang berlaku. Dalam pengurusan Surat Keterangan Pe­ngganti Ijazah karena kehilangan, masyarakat wajib melampirkan surat kehilangan dari kepolisian, membuat Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) di atas meterai, serta menghadirkan dua orang saksi yang merupakan teman satu angkatan atau ta­mat bersama pemohon. Kehadiran saksi menjadi penting, terutama apabila arsip sekolah sudah tidak lengkap atau dokumen pendukung sulit ditemukan.

Sementara itu, apabila terdapat kesalahan penulisan pada ijazah, perbaikannya harus dilakukan berdasarkan dokumen autentik melalui mekanisme resmi yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan. Dengan de­mikian, seluruh proses pengelolaan ijazah memiliki dasar hukum yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.

Namun, dalam praktiknya masih banyak masyarakat yang belum memahami mekanisme tersebut. Tidak sedikit yang datang membawa surat keterangan yang dibuat secara asal-asalan, tanpa nomor surat, tanpa stempel resmi, bahkan tanpa didukung data induk seko­lah. Kondisi ini tentu menyulitkan proses verifikasi dan berpotensi menimbulkan keraguan terhadap legalitas dokumen.

Persoalan menjadi sema­kin kompleks ketika sekolah tidak lagi memiliki buku induk atau stanboek alumni secara lengkap. Padahal, buku induk merupakan dokumen utama yang memuat identitas peserta didik, riwayat pendidikan, nomor induk, hingga data kelulusan. Dalam beberapa kasus, sekolah mengalami kesulitan melacak data alumni ka­rena arsip lama hilang, rusak, berpindah lokasi, atau tidak tertata dengan baik.

Akibatnya, ketika alumni membutuhkan Surat Keterangan Pengganti Ijazah atau surat perbaikan penulisan ijazah, pihak sekolah harus menelusuri arsip lama secara manual, membuka kembali dokumen yang tersimpan di gudang, atau meminta bantuan guru senior yang masih mengingat angkatan tertentu. Situasi tersebut tidak hanya memakan waktu dan tenaga, tetapi juga berpotensi menimbulkan kesalahan administrasi baru.

Pada akhirnya, verifikasi ijazah bukan sekadar memeriksa selembar kertas. Lebih dari itu, proses tersebut merupakan upaya menjaga integritas dokumen negara sekaligus memastikan keabsahan identitas dan rekam jejak pendidikan seseo­rang. Persoalan kecil dalam penulisan atau penyimpanan ijazah sering kali baru dirasakan dampaknya ketika seseorang menghadapi momentum penting dalam hidupnya. Karena itu, tertib administrasi pendidikan bukan hanya tanggung jawab sekolah atau pemerintah, melainkan tanggung jawab bersama demi terwujudnya pelayanan publik yang berkualitas, akuntabel, dan berintegritas. (*)

Editor : Adriyanto Syafril