PADEK.JAWAPOS.COM— Tim Program Pengabdian UNP Berdampak (PPUB) Universitas Negeri Padang (UNP) mengembangkan sistem pengelolaan arsip dari konvensional menuju elektronik berbasis Sustainable Development Goals (SDGs) di Kantor Wali Nagari Paninggahan, Kecamatan Junjung Sirih, Kabupaten Solok, Selasa-Rabu (11-12/8/2026).
Kegiatan tersebut menyasar seluruh perangkat Nagari Paninggahan dengan fokus pada peningkatan kualitas pengelolaan arsip dan pelayanan publik di tingkat pemerintahan nagari.
Dorong Digitalisasi Arsip Nagari
Ketua Tim PPUB UNP, Gustina Erlianti, S.Hum., M.IP., mengatakan program tersebut dilaksanakan karena pengelolaan arsip secara konvensional masih dominan di pemerintahan nagari.
Kondisi itu menimbulkan sejumlah kendala, seperti lambatnya temu kembali dokumen, risiko kehilangan atau kerusakan arsip, duplikasi data, serta penggunaan ruang dan waktu kerja yang tidak efisien.
Menurut Gustina, transformasi pengelolaan arsip menuju sistem elektronik menjadi kebutuhan strategis agar pemerintahan nagari dapat bekerja lebih efisien, sistematis, dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat.
Program tersebut juga diarahkan untuk mendukung reformasi birokrasi dan transformasi digital pemerintahan melalui Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Pelaksanaannya merujuk pada Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 tentang pengelolaan arsip elektronik.
Perangkat Nagari Praktik Gunakan ARTERI
Selama dua hari kegiatan, peserta mendapatkan tiga materi utama yang disertai sesi tanya jawab dan diskusi interaktif.
Materi pertama mengenai strategi manajemen perubahan dan peningkatan kualitas pelayanan publik melalui digitalisasi arsip disampaikan Jeihan Nabila, S.IIP., M.I.Kom. Materi kedua tentang penataan bahasa dan naskah dinas dalam rangka standardisasi arsip elektronik dibawakan Farel Olva Zuve, M.Pd.
Sementara itu, Mike Yolanda, S.P., M.M., menyampaikan materi mengenai implementasi sistem kearsipan elektronik berbasis ARTERI di lingkungan Pemerintahan Nagari Paninggahan.
Kegiatan kemudian dilanjutkan dengan praktik pengoperasian aplikasi ARTERI. Peserta menyiapkan sejumlah arsip dari berbagai bidang di nagari untuk dialihmediakan ke dalam format PDF.
Setelah proses alih media, arsip tersebut dimasukkan ke aplikasi ARTERI untuk diolah dan disimpan secara digital. Gustina menjelaskan praktik tersebut ditujukan untuk menyelamatkan informasi yang terdapat dalam arsip sekaligus mempermudah pekerjaan arsiparis di Nagari Paninggahan.
Diperkuat Tim Lintas Disiplin
Tim PPUB UNP juga diperkuat Dr. Marlini, S.IPI., MLIS. sebagai Anggota 4.
Komposisi tim mencakup bidang kearsipan, komunikasi, pendidikan, dan manajemen. Pendekatan lintas disiplin tersebut digunakan dalam pendampingan perangkat Nagari Paninggahan selama pelaksanaan program.
Program PPUB UNP juga merujuk pada kajian Yusuf et al. (2023) yang menegaskan peran manajemen arsip dalam peningkatan pelayanan publik.
Dalam pelaksanaannya, program tersebut diarahkan untuk menjawab sejumlah tantangan pengelolaan arsip, termasuk volume dokumen, keterbatasan sumber daya manusia terlatih, standardisasi, dan dukungan teknologi informasi yang belum optimal.
Tim PPUB UNP berharap Nagari Paninggahan dapat menjadi contoh bagi nagari lain di Kabupaten Solok dalam menerapkan pengelolaan arsip elektronik yang terstandar, akuntabel, dan berorientasi pada pelayanan publik.
Kegiatan dibuka secara resmi oleh pihak nagari dan ditutup dengan komitmen bersama untuk melanjutkan penerapan sistem kearsipan elektronik secara berkelanjutan di lingkungan Pemerintahan Nagari Paninggahan.(*)
Editor : Hendra Efison