Menjaga Keabsahan Ijazah, Menjaga Masa Depan

Penulis : Elvis Betrizon - Pengelola Ijazah Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kota Pariaman

Sebagai aparatur yang sehari-hari berkecimpung dalam pengelolaan data dan administrasi pendidikan, saya memiliki kesempatan melayani berbagai kebutuhan masyarakat terkait dokumen pendidikan. Sejak mulai bertugas pada tahun 2014, saya mendapat amanah dari pimpinan untuk mengelola administrasi ija­zah. Sejak ta­hun 2018, saya juga dipercaya sebagai verifikator ijazah pendidikan umum dalam proses seleksi penerimaan anggota Polri di Pabanrim Polres Pariaman. Pengalaman tersebut memberikan pelajaran berharga tentang pentingnya tertib administrasi pendidikan, akurasi data, dan legalitas dokumen sebagai bagian dari pelayanan publik yang profesional dan akuntabel.

Di balik tumpukan berkas para peserta seleksi, tersimpan beragam persoalan administrasi pendidikan yang kerap dianggap sepele, padahal dapat berdampak besar terhadap masa depan seseorang. Tidak sedikit peserta yang terkendala me­ngikuti tahapan seleksi hanya karena persoalan administrasi yang sebenarnya da­pat dicegah sejak dini. Perso­alan yang pa­ling sering dite­mu­kan meliputi ijazah hilang, ijazah rusak, kesalahan pe­nulisan identitas, hingga permohonan penyesuaian data karena adanya perbedaan de­ng­an dokumen kependudukan.

Fenomena tersebut me­nunjukkan bahwa masih banyak masyarakat yang memandang ijazah sekadar sebagai bukti telah menyelesaikan pendidikan. Padahal, ijazah merupakan dokumen negara yang sewaktu-waktu dibutuhkan untuk melanjutkan pendidikan, melamar pekerjaan, mengikuti seleksi kedinasan, bahkan memenuhi persyaratan pencalonan dalam jabatan publik.

Tidak sedikit peserta datang dengan kondisi ijazah yang sudah lusuh, robek, terkena air, bahkan ada yang fotonya hilang atau stempel sekolah tidak lagi terlihat jelas. Ada pula sidik jari dan tanda tangan pemegang ijazah yang telah memudar sehingga menyulitkan proses verifikasi keaslian dokumen. Dalam kondisi tertentu, kerusakan tersebut dapat menimbulkan keraguan terhadap keabsahan dokumen dan memerlukan pemeriksaan lebih mendalam.

Selain itu, kesalahan pe­nu­lisan identitas pada ijazah juga cukup sering ditemukan. Kesalahan tersebut antara lain berupa penulisan nama yang tidak sesuai dengan akta kelahiran atau ijazah jenjang sebelumnya, kekeliruan huruf, perbedaan tempat dan tanggal lahir, hingga ketidaksesuaian de­ngan dokumen kependudukan seperti Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk. Tidak se­­dikit peserta yang baru me­nya­dari adanya perbedaan data ke­tika mengikuti proses pemberkasan administrasi, karena sebelumnya ijazah tersebut belum pernah digunakan da­lam proses verifikasi yang ketat.

Dalam beberapa tahun terakhir, muncul pula kecen­de­rungan masyarakat untuk me­nyesuaikan data pada ijazah dengan dokumen kependudukan terbaru. Permohonan seperti ini biasanya muncul setelah seseorang melakukan perubahan data kependudukan, baik karena pembetulan akta kelahiran, penambahan nama, penggunaan gelar adat, maupun alasan lainnya. Padahal, dokumen kependudukan tersebut sering kali diterbitkan jauh setelah ijazah diterbitkan. Pada prinsipnya, ijazah harus mengacu pada data autentik yang berlaku pada saat peserta didik menempuh pendidikan dan dinyatakan lulus. Oleh sebab itu, tidak semua perbedaan data dapat dijadikan dasar untuk mengubah identitas pada ijazah.

Dalam proses verifikasi, perbedaan satu huruf saja dapat menimbulkan persoalan administratif. Misalnya, nama pada ijazah tertulis “Muhammad”, sedangkan pada akta kelahiran tertulis “Muhamad”. Ada pula perbedaan penggunaan nama keluarga, gelar adat, atau singkatan nama yang menyebabkan dokumen dinyatakan belum sesuai. Sebagian masyarakat menganggap persoalan ini sebagai hal yang sederhana. Namun, dalam administrasi negara, konsistensi identitas merupakan aspek penting untuk menjamin validitas dan keabsahan data seseorang.

Pengalaman melayani ma­syarakat di kantor juga menunjukkan persoalan serupa. Ham­pir setiap tahun terdapat masyarakat yang datang untuk mengurus Surat Keterangan Pengganti Ijazah, legalisasi ijazah, maupun surat keterang­an kesalahan penulisan ija­zah. Menjelang pelaksanaan pemilihan wali nagari/ kepala desa/BPD, jumlah permohonan pelayanan administrasi pendidikan biasanya meningkat. Di­bu­tuhkan  dokumen ijazah yang sah dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan sebagai salah satu syarat pencalonan.

Tidak jarang  mereka baru mengetahui adanya persoalan pada ijazah ketika berkas pencalonannya diperiksa oleh panitia pemilihan. Ada yang men­dapati perbedaan nama antara ijazah dan KTP, ada pula yang kehilangan ijazah asli karena usia dokumen yang sudah puluhan tahun. Kondisi tersebut tentu memerlukan penanganan yang cepat, tepat, dan sesuai prosedur agar tidak menghambat hak warga negara untuk berpartisipasi dalam proses demokrasi di tingkat nagari.