PADEK.JAWAPOS.COM-Guna menjaga kelestarian arsip pemilu dan memastikan dokumen tersimpan rapi serta siap digunakan saat dibutuhkan, Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Pesisir Selatan (Pessel) menggelar pembinaan pengelolaan ketatausahaan dan kearsipan, Senin (22/7), di Kantor Bawaslu setempat.
Ketua Bawaslu Pessel, Afriki Musmaidi, melalui Koordinator Divisi Sumber Daya Manusia, Organisasi, dan Diklat, Syafrizal, menekankan pentingnya pemeliharaan arsip bagi lembaga pengawas pemilu.
Arsip, katanya, bukan sekadar dokumentasi, melainkan aset penting dalam menghadapi persoalan hukum.
“Dalam perkara hasil pemilu di Mahkamah Konstitusi (MK), arsip atau dokumen menjadi kunci penting untuk menyampaikan keterangan dan alat bukti yang sah, baik itu berupa hasil pengawasan, rekapitulasi suara, dan dokumen lainnya,” ujar Syafrizal saat membuka kegiatan.
Ia mengingatkan, pengelolaan arsip harus dilakukan secara serius. Bila arsip pemilu atau pemilihan hilang atau rusak, bukan tidak mungkin akan berdampak pada proses hukum.
“Jika arsip hilang, bisa menimbulkan masalah hukum. Ini sangat krusial,” tegasnya.
Kepala Sekretariat Bawaslu Pessel, Rinaldi, menambahkan bahwa kegiatan ini diikuti oleh seluruh staf Bawaslu Pessel sebagai upaya meningkatkan pemahaman mereka tentang pengelolaan arsip.
“Semua staf wajib memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam mengelola arsip. Tidak cukup teori, kami juga melibatkan praktik langsung dalam kegiatan ini,” kata Rinaldi.
Namun ia mengakui, masih adanya keterbatasan seperti status kantor yang belum permanen menjadi tantangan tersendiri. Kantor sewa yang berpindah-pindah lokasi dapat mengancam keamanan dokumen penting.
“Kami khawatir bila dokumen yang diperlukan mengalami kerusakan atau tercecer karena sering berpindah tempat,” ujarnya.
Narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Pessel, Ricky Silvia, hadir dalam kegiatan tersebut untuk memberikan pemahaman teknis seputar pengelolaan arsip yang baik.
Menurutnya, pengelola arsip wajib memahami jadwal retensi arsip dan mekanisme penghapusan dokumen sesuai aturan.
“Staf perlu menyusun daftar berkas dan daftar isi dari setiap berkas arsip. Ini penting agar proses pelacakan menjadi lebih mudah dan cepat ketika dibutuhkan,” jelas Ricky.
Ia juga menegaskan bahwa arsip yang sudah tidak aktif tetap harus dikelola dengan sistematis, bukan sekadar disimpan begitu saja.(yon)
Editor : Novitri Selvia